שיחות נכנסות בזמן בדיקה או טיפול
אתם באמצע בדיקה, פרוצדורה או שיחה עם בעלים מודאגים. הטלפון מצלצל, אין דרך לענות, ובינתיים בעלים אחר כבר מתקשר למרפאה אחרת.
פקידת קבלה חכמה למרפאה וטרינרית
כשכלב לא מרגיש טוב, כשצריך לקבוע חיסון או כשבעלים מודאג מנסה להשיג תור דחוף, הוא מצפה למענה מיד. העוזרת פותחת את השיחה במהירות, בודקת אם מדובר במקרה דחוף או בפנייה שגרתית, ומבררת את הפרטים הראשונים בזמן שאתם עם מטופל אחר.
הגדרה תוך 10 דקות · ניסיון חינם 30 יום · ללא כרטיס אשראי
שירות מענה לוטרינר
למה מרפאות וטרינריות מפספסות תורים ומבזבזות מקום ביומן
אותן שאלות חוזרות בכל פנייה
איזו חיה, מה התסמינים, עד כמה זה דחוף, האם מדובר בלקוח קיים ומתי אפשר להגיע. כשצריך לברר את כל זה ידנית בכל פעם, קל לפספס פרט חשוב או לתת קדימות למקרה הלא נכון.
מגיעים בלי תיאום ברור
בלי אישור מסודר ובלי תזכורת, בעלי חיות מחמד יכולים לחשוב שיש להם תור גם כשעוד לא באמת נקבע מועד. זה יוצר עומס מיותר בחדר ההמתנה ופוגע בסדר של היום.
דחוף ושגרתי נכנסים לאותה רשימה
כלב שמקיא שוב ושוב ובקשה רגילה לחיסון יכולים להיכנס יחד לאותה רשימת פניות. בלי סינון מוקדם, או שממהרים למקרה הלא נכון או שמקרה שבאמת דורש תשומת לב נשאר לחכות.
שירות מענה למרפאה וטרינרית
שירות מענה שלא נותן לפניות ללכת לאיבוד
שירות מענה למרפאה וטרינרית לא אמור רק לענות בשם העסק. הוא צריך להתחיל את השיחה בשם המרפאה, להבין אם מדובר בכלב, בחתול או בחיה אחרת, לשאול מה קרה, ולבדוק כבר מהשלב הראשון אם זו פנייה דחופה או עניין שיכול לחכות.
כשהמענה הראשוני מגיע מיד, בעלי חיות מחמד לא נשארים בחוסר ודאות ולא פונים למרפאה אחרת רק כי לא הצליחו להשיג אתכם. במקום שיחה שלא נענתה או הודעה כללית, הם מקבלים מענה ברור, והשיחה מתחילה כמו שצריך.
מה כבר מחכה לצוות לפני שהוא נכנס לשיחה
כשהצוות מתפנה, הוא לא צריך להתחיל מלשאול שוב את כל שאלות הבסיס. כבר יכול לחכות לו תקציר ברור: באיזו חיה מדובר, מה סיבת הפנייה, כמה זה דחוף, אם זה לקוח קיים ואיך נכון לחזור אליו.
זה חשוב במיוחד במרפאה, כי לא כל פנייה צריכה את אותו טיפול. יש מקרים שאפשר לקדם ישר לתיאום, יש מקרים שדורשים קודם עין מקצועית, ויש מקרים שצריך לסמן כדי שלא ילכו לאיבוד בתוך רצף של פניות שגרתיות.
במקום לבזבז את הדקות הראשונות על פתיחה מחדש, הצוות נכנס בדיוק בנקודה שבה כבר צריך שיקול דעת של המרפאה. זה שומר על סדר גם בלחץ, בלי להפוך כל הודעה חדשה להפרעה מלאה באמצע היום.
איך זה עובד בפועל
נכנסת פנייה חדשה
שיחה שלא נענתה או הודעת וואטסאפ חדשה מקבלות בתוך שניות מענה ראשון בשם המרפאה, כך שבעל החיה מבין שהפנייה התקבלה ולא צריך לתהות אם המרפאה בכלל ראתה אותה.
מתבררים הפרטים הראשונים על המקרה
איזו חיה, מה הסיבה לפנייה, עד כמה זה דחוף, אם מדובר בלקוח חדש או קיים, ואילו פרטי קשר צריך כדי להמשיך את הטיפול בלי לחזור להתחלה.
מחליטים איך ממשיכים לפי סוג הפנייה
פנייה שגרתית יכולה להתקדם לקביעת תור, מקרה רגיש עובר לבדיקה שלכם, ופנייה דחופה מסומנת כך שלא תישאר באותו תור עם כל השאר.
הצוות מקבל פנייה שכבר התקדמה
כשאתם מתפנים, כבר ברור מי פנה, על איזו חיה מדובר, מה נאמר עד עכשיו ומה עדיין דורש החלטה אנושית. לא צריך לפתוח את כל השיחה מחדש.
קביעת תורים חכמה למרפאה וטרינרית
קביעת תורים חכמה ששומרת על סדר ביומן
קביעת תורים חכמה למרפאה וטרינרית לא מסתכמת בלמצוא חור פנוי ביומן. צריך לחבר בין סוג הביקור, רמת הדחיפות, משך הביקור, הזמינות האמיתית של הצוות והאם בכלל נכון לסגור תור כבר בשלב הזה.
כשזה נעשה נכון, פחות בעלי חיות מגיעים בלי אישור ברור, פחות תורים הולכים לאיבוד בגלל חוסר תיאום, והיומן נשאר הגיוני גם כשפניות דחופות ופניות שגרתיות נכנסות במקביל.
מדדים ובקרת איכות
כדי להבין אם האוטומציה באמת עוזרת למרפאה, כדאי לעקוב אחרי כמה מדדים פשוטים: האם פניות דחופות מסווגות נכון, האם הפרטים מגיעים בצורה מסודרת, והאם יותר פניות באמת נסגרות לתור.
סיווג נכון של פניות דחופות
באיזה שיעור פניות חדשות כבר מסווגות נכון כדחופות או לא דחופות, כך שהצוות רואה מיד מה מצריך טיפול מהיר ומה יכול להמתין.
שלמות פרטי הפנייה
באיזה שיעור מהפניות כבר מגיעים סוג החיה, סיבת הפנייה, רמת הדחיפות ופרטי הקשר בלי שהצוות צריך לרדוף אחרי מידע חסר.
שיעור סגירת תורים
כמה פניות חדשות באמת נסגרות לתור מאושר, במקום להישאר ברמת "נדבר איתכם" או להיעלם באמצע.
שיעור אי־הגעה
האם אישורים ותזכורות באמת מורידים את מספר התורים שבסוף נשארים ריקים למרות שנקבע מועד.
מענה טלפוני למרפאה וטרינרית
מענה רציף גם בערב, בסופי שבוע ובחגים
גם כשהמרפאה סגורה, שיחות והודעות לא חייבות להישאר עד הבוקר בלי מענה. בעל החיה מקבל תשובה ראשונית, משאיר פרטים מסודרים, ובמקרים רגישים אפשר לסמן שהפנייה דורשת תשומת לב מהירה יותר.
כך בוקר העבודה לא מתחיל מערימה של פניות לא ברורות. אתם פותחים את היום עם תקציר מסודר של מי פנה, על איזו חיה מדובר ומה כבר התברר, במקום להתחיל את הבירור מהתחלה.
בחרו את התוכנית
בחרו את החבילה המתאימה לצרכים של העסק שלכם.
סטרטר
סטרטר
ליזמים עצמאיים שמתחילים עם צ'אט חי ואוטומציה בסיסית.
95
ש"ח /חודש
100 שיחות בוט AI כלולות. כל נוספת — 0.32 ש"ח
1,000 שיחות בוט כפתורים כלולות. כל נוספת — 0.032 ש"ח
- ✓משתמש יחיד
- ✓צ'אט חי ומערכת לידים
- ✓אנליטיקה בסיסית
- ✓תמיכה רב־לשונית
הכי פופולרי
גדילה
לייעול התמיכה ולשביעות רצון גבוהה יותר של הלקוחות.
265
ש"ח /חודש
250 שיחות בוט AI כלולות. כל נוספת — 0.26 ש"ח
2,500 שיחות בוט כפתורים כלולות. כל נוספת — 0.026 ש"ח
כל מה שבסטרטר, ובנוסף:
- ✓עד 3 משתמשים
- ✓אנליטיקה מתקדמת
- ✓הרשאות
- ✓מענה אוטומטי
- ✓הקצאת צ'אט אוטומטית
מתקדם
פלוס
מגבלות גבוהות יותר, אינטגרציות נוספות ואפשרויות מתקדמות.
החל מ־2,300
ש"ח /חודש
שיחות בוט מותאמות אישית
כל מה שבגדילה, ובנוסף:
- ✓החל מ־10,000 שיחות
- ✓מנהל הצלחה ייעודי
- ✓מספר תרחישים מותאם למבקרים
- ✓מיתוג מותאם
- ✓מספר פרויקטים
- ✓מחלקות
ארגוני
פרימיום
שירות מנוהל, יישום וליווי שוטף של סוכן ה-AI שלנו.
החל מ־8,000
ש"ח /חודש
שיחות בוט מותאמות אישית
כל מה שבפלוס, ובנוסף:
- ✓החל מ־100,000 שיחות
- ✓סוכן AI כשירות מנוהלת
- ✓התחייבות 50% לפתרון באמצעות AI
- ✓חיוב לפי פתרון
- ✓תמיכת פרימיום
- ✓ניתוח וניטור
שאלות נפוצות
שאלות מעשיות על ההפעלה, תיאום תורים, עבודה מחוץ לשעות הפעילות והגבול בין אוטומציה לבין החלטה של הצוות.
האם זה עובד גם אחרי שיחה שלא נענתה וגם אחרי הודעת וואטסאפ?
כן. אפשר להפעיל מענה אוטומטי גם אחרי שיחה שלא נענתה וגם אחרי הודעת וואטסאפ חדשה, כך שבעל החיה יקבל מענה מהיר באותו ערוץ שבו פנה.
אפשר להחליט אילו פניות לא ייסגרו אוטומטית ויעברו ישר לצוות?
כן. אפשר להגדיר מקרים שבהם המערכת רק מבררת את הפרטים הראשונים ומעבירה את ההמשך אליכם, למשל כשנדרש שיקול דעת רפואי, חזרה מהירה או טיפול במקרה חריג.
מה קורה לפניות שמגיעות בערב, בסוף שבוע או בחג?
בעל החיה לא צריך לחכות עד הבוקר בלי מענה ראשוני. הפרטים נשמרים, ובמקרה שדורש תשומת לב מהירה יותר אפשר לסמן אותו כדי שלא ילך לאיבוד בין שאר הפניות.
איך זה עוזר למנוע הגעה בלי אישור או תיאום כפול?
כאשר שולחים אישור ברור ותזכורת מסודרת רק אחרי שהתור באמת נסגר, קטן הסיכוי שבעל החיה יחשוב שיש לו מועד כשעדיין לא אושר כלום. זה עוזר לשמור על יומן נקי יותר ופחות בלבול בקבלה.
כמה זמן לוקח להפעיל את זה במרפאה?
בדרך כלל אפשר להגדיר את המענה הראשוני תוך כעשר דקות. קובעים איך השיחה נפתחת, אילו שאלות חשוב לשאול ואיך מסמנים מקרים דחופים, ואז מדייקים לפי אופי העבודה של המרפאה.
רוצים לראות איך זה עובד במרפאה שלכם?
הגדרה תוך 10 דקות · ניסיון חינם 30 יום · ללא כרטיס אשראי